Правила внутрикорпоративной деловой переписки
Мы уже научились писать лаконичные и точные деловые письма своим партнерам, рекламодателям, арендодателям, спонсорам... Любым людям, от которых требуется какое-то действие, но вы с ними не в достаточно близких отношениях, чтобы позвонить и сказать «Эй, Леха, сделаешь до пятницы?».
А вот в рабочей переписке до сих пор встречается такое:
"Привет! Клиент звонил, просил сделать красные полоски более зелеными и добавить к ним нотку романтики. Сможешь к завтра?"
И это еще не страшно. Бывает хуже.
Кому: admin@********.ru, superadmin@********.ru, petya@********.ru, bestmanager@********.ru, designer_vasya@********.ru, innanananana@********.ru, kotik@********.ru, pupsik@********.ru, klassnjiparen@********.ru, boss@********.ru, bigboss@********.ru,
Сделаешь?
Коллеги по работе часто превращают рабочую почту в помойку гораздо успешнее, чем серьезные люди со стороны. В среднем, за день на рабочую почту офисного работника приходят 20 писем. И если в каждом из них будет что-то, похожее на примеры выше, то шизофрения гарантирована: нужно прочитать, осмыслить, придумать ответ...
Поэтому мы предлагаем вам несколько простых и полезных правил внутрикорпоративной деловой переписки. Их можно отправить своим коллегам по почте, распечатать и повесить на пробковой доске, обсудить за чашкой кофе. Главное — всегда начинайте с себя.
Содержание письма
Рабочая почта — для рабочих писем. С нее можно отправлять сообщения только со следующими информационными поводами:
- Договоренности и уточнения: время, место, суть, цель, другие темы, которые оговаривались устно и требуют письменного напоминания и закрепления.
- Резюме по итогам совещаний и встреч.
- Задачи, подзадачи, любое общение по текущим проектам.
- Письма с рабочими файлами.
Для обсуждения других тем есть Skype, таск-менеджеры и другие сервисы.
Тема письма
Тема — основа порядка в рабочей почте. Она нужна обязательно минимум по двум причинам:
- Анонс письма позволяет оценить его срочность, важность и пригодность для папки «Спам».
- Тема упрощает поиск писем в почтовом ящике и их сортировку по папкам.
Формулируйте тему максимально коротко, но без ущерба смыслу.
Тема: Правки - > Правки по проекту XXX.
Тема: Срочно --> Нужно подписать договор по проекту XXX.
Тема: Важно ---> Резюме договоренностей со встречи с XXX.
Если вы много переписываетесь в рамках одного проекта или у вас есть несколько стабильных долгосрочных проектов, заведите для них отдельные папки в своей рабочей почте.
Отправляя ответ на письмо, никогда не меняйте тему и сохраняйте историю общения.
Адресация
Поле «Кому» — для тех, кто должен обязательно написать ответ. Это может быть конкретный ответ на вопрос или просто уведомление о получении. В это поле лучше не ставить больше пяти человек. Если все получатели начнут отвечать, рабочий ящик и история переписки погрузятся во мрак хаоса.
Поле «Копия» — для тех, кто должен быть в курсе переписки, но не должен отвечать на письмо. Если адресат из поля «Копия», хочет прокомментировать письмо, стоит начать ответ со слов «Позвольте вмешаться».
Кстати, если в поле «Копия» стоит кто-то из руководителей или вышестоящих менеджеров, общение становится гораздо конструктивней.
Поле «Скрытая копия» в рабочей переписке не используется. В присутствии третьего не шепчутся.
Приветствие
Обязательно здоровайтесь в первом письме за день (даже если вы уже поздоровались с человеком лично). Желательно, делайте это по имени: «Здравствуйте, Игорь». Время суток (добрый день, добрый вечер) лучше не упоминать. Письмо могут прочитать с опозданием на несколько часов — это вполне нормально.
Правило первого абзаца
В первом абзаце получатель должен узнать, что от него требуется по итогам прочтения этого письма. К примеру:
"Пришли правки по проекту XXX. Скажи, когда сможешь их внести?"
-----Текст с правками----.
Прочитай и перешли
Если вы пересылаете правки и комментарии клиента, любые другие тексты, перечитайте их. Возможно, лучше сделать краткое резюме пожеланий и поместить его в начало письма, чтобы акцентировать внимание на особо важных моментах?
Это правило пригодится для того, чтобы быть в курсе дела, адекватно оценивать сроки выполнения задач, пересылать только то, что нужно (первый источник мог ошибиться, отправляя файлы или комментарии).
Вопросы-уточнения
Уточнения помогают убедиться, что письмо получено и не ушло в долгий ящик: "сколько времени тебе потребуется на работу?", "есть ли вопросы по правкам?", "сможешь сделать все к четвергу?".
Они особенно важны, когда письмо не предполагает обязательного ответа.
Грамотность
Обязательно перечитывайте письмо, исправляйте все ошибки перед отправкой (для их поиска есть много онлайн-сервисов). Даже если получатель - ваш старинный товарищ, это нужно по двум причинам:
- Адресат может процитировать ваше послание в другом письме.
- Запятые, двоеточия и тире - самые популярные ошибки. Но они важны для понимания смысла.
Структура
Правило «Одно письмо — один инфо-повод» сегодня слишком идеалистично. Повестка дня большая, вопросов и задач много. Чтобы не забивать почту, их можно объединять в одно письмо, но обязательно пользоваться списками. Новый пункт списка -> новый вопрос -> новый абзац. Первое предложение каждого пункта должно соответствовать «Правилу первого абзаца»: главная мысль, действие, которое требуется совершить должны быть в начале.
На письмо с множеством вопросов пишите ответ также по пунктам. Каждый пункт можно открывать цитатой, на которую вы отвечаете.
Оперативность ответа
Внутрикорпоративная почта предполагает ответ в течение часа (если письмо отправлено не в конце или не после рабочего дня). Если письмо требует подробного ответа, а у вас нет на него времени, напишите об этом.
Соберу материал и отвечу ближе к вечеру.
или
Я подробно отвечу вам в течение сегодняшнего дня.
И никогда не отправляйте рабочие письма в нерабочее время. Относитесь уважительно к свободному времени коллег.
Полезные ссылки:
аренда офиса от собственника
аренда помещения под офис спб
аренда офиса в красногвардейском районе
аренда офиса у метро