Сезон отпусков: совмещаем обязанности без нервного срыва
Лето – сезон отпусков, когда офисные работники пакуют чемоданы в предвкушении долгожданного отдыха и сваливают на коллег груз ответственности за свои проекты и стопку-другую «жутко важной» документации. Впадая в панику, вы начинаете хвататься за все подряд, пытаясь успеть разобраться со своими делами и «разрулить» горящие задачи коллеги, который, к слову, очень на вас рассчитывает. В итоге – просадка по собственным проектам, срывы дедлайнов, угрызение совести и нервное истощение на фоне полуночных задержек на работе.
Можно ли совмещать обязанности без ущерба для качества работы и собственного свободного времени? Если подойти к вопросу с умом, то в сутках появится 25 час, и вы без труда справитесь с авралом во время сезона отпусков.
Несколько советов по организации рабочего процесса
1. Отставить панику! Не стоит бояться груза ответственности. Даже если объем работы кажется неподъемным, помните – нерешаемых вопросов не существует. Главное – трезво взглянуть на ситуацию и расставить приоритеты.
2. Грамотно примите дела. Любой порядочный специалист завершает все срочные дела перед уходом в отпуск, чтобы не подводить коллег, поэтому на ваши плечи, вероятнее всего, свалится рутина. Поэтому «вытрясите» из коллеги подробное описание и сроки выполнения задач, основные особенности ведения проекта, телефоны контактных лиц, а также не бойтесь уточнить, с кем проконсультироваться в случае затруднения.
3. Составьте график работ. Понятно, что придерживаться обычного режима тут не получится, ведь вы работаете за двоих. Поэтому определите степень важности и срочности задач, начните с наиболее значимых, а мелкие «подсобные» задачки оставьте на вечер, когда ваш мозг уже порядком устал и не в силах принимать важные решения. Составьте предварительный график на весь период замещения, «раскидав» чужие задачи равномерно на каждый день – так ваши личные проекты практически не пострадают.
4. Не позволяйте «чужим» клиентам садиться на шею. Да, ваш коллега в отпуске, но это не повод спускать на вас всех собак и требовать срочного решения даже несрочных задач, выбивая вас из рабочей колеи. У вас есть график работы, составленный на основе приоритетности задач, вот и придерживайтесь его. В противном случае вы рискуйте упустить из виду срочные дела.
5. Не задерживайтесь до полуночи. Даже если дел невпроворот, это не повод выходить из офиса за полночь по одной простой причине – это снижает вашу работоспособность. Несколько дней работы в режиме нон-стоп и недостаточное количество сна не позволят вам должным образом выполнять свои обязанности. Результат – глупые ошибки в отчетах, неправильно составленные счета, неточности в цифрах и т.д.
Преимущества замещения
Во-первых, совмещение обязанностей – это прекрасный повод узнать все тонкости работы другого сотрудника. Побывав в его шкуре, вы, возможно, больше не будете ругаться на его медлительность или щепетильное отношение к мелочам – вероятнее всего, это особенности его работы.
Во-вторых, после двойной нагрузки в течение пары недель вы заметите, что гораздо быстрее справляетесь со своими делами и умеете эффективно распределять свое время.